Reconstruya un caso real ya terminado, paso a paso, y esta hoja le
dirá cuánto de su plazo fue trabajo y cuánto fue espera.
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envía a ningún servidor ni se guarda en ninguna parte — y no hace falta registrarse.
Un paso por mano por la que pasó. En «espera antes» ponga las horas que el trabajo estuvo parado antes de que esa persona lo empezara: en un cajón, en una bandeja de entrada, esperando una respuesta. Cuente también noches y fines de semana, porque el cliente los cuenta.
| Paso (quién y qué hizo) | Espera antes (horas) | Trabajo (minutos) | Acumulado |
|---|
Pasa, y es un resultado, no un fallo de la hoja. Si cada paso dura lo razonable y el total sigue siendo largo, el problema no está en la velocidad: está en cuántas cosas hay a la vez. Un equipo con doce trabajos abiertos y capacidad para cuatro no tiene pasos lentos, tiene una cola —y las colas no se arreglan corriendo más, se arreglan empezando menos cosas a la vez y terminando las que ya están dentro.
Mira entonces otro número: cuántos trabajos tienes abiertos hoy y cuántos cerraste la semana pasada. Si abres más de los que cierras, la espera crecerá sola el mes que viene aunque nadie trabaje peor.
Mide desde que el trabajo pudo avanzar, no desde que alguien lo tocó. Si un presupuesto llega el lunes y se envía el jueves, la espera son tres días, aunque el jueves se tardara veinte minutos en hacerlo. Esa confusión es la que hace que todos los pasos parezcan rápidos y el total, lento.
Cuenta en días naturales, no en días de trabajo. Al cliente que espera no le consta que el viernes cerrabas antes. Si quieres los dos números, apunta los dos; pero el que explica su enfado es el natural.
No preguntes «cuánto tardas», mira cuándo pasó. La memoria redondea hacia abajo siempre, y hacia abajo mucho: una tarea que de verdad lleva tres días se recuerda como «una mañana». Usa la fecha del correo, del albarán o del parte, que no opinan.
Y apunta las esperas que no se ven. El trabajo que está «en revisión» y nadie ha mirado, el que espera una firma, el que depende de que alguien vuelva de vacaciones. Esos no aparecen en ningún sistema y son casi siempre los más largos.
Muchas veces el paso más lento es de un tercero: el cliente que no manda el dato, el proveedor que no confirma, el banco. Eso no se arregla trabajando más deprisa, y conviene no intentarlo.
Lo que sí se puede hacer: pedir lo que necesitas antes de necesitarlo, pedirlo por el canal que esa persona lee de verdad —no por el que a ti te gusta—, y poner una fecha concreta en la petición en lugar de «cuando puedas». Tres cosas pequeñas que mueven más que cualquier reorganización interna.
Y una que cuesta más: decirle al cliente que su trabajo está parado esperándole a él. Da apuro, y es exactamente la información que necesita. Un cliente que sabe que la pelota es suya casi nunca se enfada; el que cree que estás tardando tú, sí.
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